Conservazione Elettronica
Conservazione Elettronica
La Conservazione Elettronica è una procedura che consente di conferire valore legale nel tempo ai documenti informatici che in questo modo vengono equiparati all’originale, che a sua volta può essere cartaceo o nativo digitale. Le procedure informatiche, automatizzabili, che caratterizzano la Conservazione Elettronica e che evidentemente costituiscono di per sé un processo, devono quindi assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, così come l’integrità, l’autenticità, l’accesso, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici oggetti di conservazione.
In base alle norme è prevista anche la possibilità di provvedere alla “Conservazione Sostitutiva”, conservando cioè documenti che in origine erano analogici mediante una loro copia informatica che assolva agli obblighi di legge. Risulta evidente che, fra i benefici derivanti dalla Conservazione Elettronica, vi sono il risparmio di spazio per i supporti cartacei, la riduzione dei costi (diretti e indiretti) sui processi operativi, la velocità di reperimento dei documenti, la certezza del dato e la sua maggiore protezione da eventi distruttivi.
Il processo di conservazione include l’apposizione di una firma digitale, che garantisce l’integrità e la provenienza del documento, nonché l’inserimento di una marca temporale, rappresentata da un insieme di caratteri che indicano un determinato istante e che attesta il verificarsi di un evento in un momento specifico la cui data certa risulta quindi opponibile a terzi. L’insieme di firma digitale e marca temporale assicurano nel tempo il valore legale, l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità del documento conservato.
Spesso si parla di Conservazione Elettronica facendo riferimento alle Fatture Elettroniche (per le quali vige la necessità di conservazione per dieci anni), ma è importante notare che il legislatore l’ha prevista anche per altri documenti quali ad esempio Ordini, DDT, Fatture, Ricevute e scontrini scali, Libro giornale, Registri IVA, Dichiarazioni fiscali, Libro Unico del Lavoro, Giornali di magazzino, Libri sociali, Documenti sanitari, Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni, Contratti.
La soluzione
In DG PRO consideriamo la Conservazione Elettronica come il primo passo per una gestione ordinata, semplice e paperless delle informazioni aziendali più rilevanti e proponiamo la soluzione in outsourcing IX-CE.
IX-CE è il Servizio Web si occupa di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica:
Come funziona IX-CE
I documenti digitali o derivanti da scansione vengono inviati (sia da firmare che già firmati) in tre modi possibili:
Il Servizio, se richiesto, può apporre in automatico la firma remota digitale sui documenti. In ogni momento l’azienda può accedere e scaricare i proprio documenti tramite una semplice interfaccia Web.
IX-CE è integrato in modo nativo con il servizio IX-FE di Fatturazione Elettronica PA/B2B. In caso di visita fiscale verrà creato un pacchetto di Consultazione o Distribuzione contenente una parte o tutto l’insieme dei documenti sottoposti a conservazione. Questi pacchetti conterranno sia i documenti che tutti i relativi metadati. L’autorità potrà accedere solo ai documenti inseriti all’interno del pacchetti di distribuzione.
Per l’erogazione del servizio vengono utilizzati data center dotati di infrastruttura tecnologica con i più elevati livelli di performance e di sicurezza.
Formati standard e tipologie di documenti della Conservazione
Per conservare a norma è fondamentale utilizzare un formato file che rientri fra gli standard di conservazione, riportati nel seguente elenco:
Ma quali sono nella pratica le tipologie di documenti che possono essere portati in conservazione in modalità digitale? Ecco un elenco, non esaustivo, delle varie tipologie di documenti che possono essere portati in conservazione a norma:
