BPM vs Workflow Management

Business Process Management e Workflow Management: due concetti distinti

Quando si parla di processi, si sentono spesso utilizzare come sinonimi – erroneamente – le espressioni “Workflow Management” e “Business Process Management”. A volte si tende anche a fare riferimento al “Business Process Management”  come se fosse un concetto relativo ad un software. Su entrambi gli aspetti ci sembra importante fare chiarezza.

Il Business Process Management (BPM) è molto più che un software: è una metodologia di rivalutazione costante dei processi, con attuazione di cambiamenti, miglioramenti e automatizzazioni. Il software è “solo” un mezzo per attuare tutto questo: fornisce strumenti per gestire i processi e assicurarsi che tutto funzioni a dovere, anche dal punto di vista digitale.

Sebbene BPM e gestione del flusso di lavoro (Workflow Management) rispondano sostanzialmente alle stesse esigenze aziendali, ognuna di esse lo fa in modo diverso. La gestione del flusso di lavoro consente di coordinare determinate attività e procedure ripetitive per risparmiare tempo e svolgere il lavoro in modo più efficace. Il flusso di lavoro si concentra quindi su persone e istruzioni, descrive il ruolo di ogni individuo coinvolto e consente di organizzare i processi lavorativi quotidiani. Il BPM è invece un approccio più complesso alla gestione dei processi aziendali: coordina l'intera organizzazione e si concentra sui suoi processi per migliorarne l'efficienza. Ecco perché il BPM non è solo automazione dei processi aziendali, ma anche miglioramento continuo di ogni processo.

Il fatto che un BPM includa anche la gestione del flusso di lavoro è proprio l’elemento che spesso crea confusione fra i due termini.

Chiariti i due concetti, passiamo a vedere le caratteristiche generali delle rispettive tipologie di  software dedicati.

Business Process Management System e Workflow Management System: due tipologie di software distinte

Sia i software di gestione del flusso di lavoro (WMS o WFMS) che i sistemi BPM sono finalizzati alla modellazione e all'automazione dei processi. Le loro capacità comuni includono la progettazione e l'esecuzione del processo, l'assegnazione e il monitoraggio delle attività, la gestione di dati e documenti, notifiche e rapporti. Le funzionalità aggiuntive includono l'analisi dei processi aziendali, la collaborazione in team e il supporto di piattaforme mobili.

È da notare che entrambi i tipi di software possono essere sviluppati in modo tale che gli utenti possano iniziare a lavorare nel sistema subito dopo la modellazione dei processi aziendali.

Nonostante le funzionalità comuni, esistono però differenze nette tra questi tipi di software, vediamole.

• Software di Workflow Management

Possiamo definire il Workflow Management System (WMS) un software di gestione dei flussi di lavoro che fornisce una serie di funzionalità per l’automazione aziendale e l’ottimizzazione dei processi.

Sistemi di questo tipo devono consentire la gestione dei dati e dei documenti lungo l’intero ciclo del processo aziendale facilitando la collaborazione tra reparti e uffici e sono essenziali per le aziende che vogliono sviluppare il proprio business in quanto garantiscono un monitoraggio preciso delle attività, la visibilità nelle attività ritardate, oltre a gestire dati e documenti in modalità completamente digitale.
Sul mercato sono disponibili diverse applicazioni di gestione del flusso di lavoro con una gamma variabile di funzionalità, che includono l'automazione dei flussi stessi, la gestione delle attività di gruppo e le notifiche.
Le applicazioni avanzate forniscono anche la modellazione visiva dei processi, dati drag-and-drop e modifiche in tempo reale dei processi, nonché la possibilità di effettuare analisi dei flussi operati.

• Software di Business Process Management

I software di BPM forniscono invece un approccio più complesso alla gestione dei processi, mirando all'ottimizzazione dei processi interdipartimentali a livello aziendale. Devono consentire la visibilità dall'alto verso il basso dei processi aziendali critici e l'eliminazione dei colli di bottiglia dei processi. Possiamo dire che un software di gestione del mero flusso di lavoro sia solo una parte di un'applicazione BPM.

Il valore aggiunto di un software BPM è anche consentire l'integrazione multipiattaforma collegando applicazioni aziendali come CRM, ERP, portali di gestione dei documenti e altro, in un unico ambiente, fornendo così l'automazione dei processi interfunzionali critici per l'azienda. I suoi principali processi aziendali di destinazione possono includere Lead-to-Cash, Idea-to-Product, Partner e Supply Chain Management.

Quando si seleziona un sistema di automazione dei processi e si sceglie tra automazione del flusso di lavoro e gestione dei processi aziendali, ci sono diverse considerazioni da fare.
Dato che qualsiasi applicazione mira in ultima analisi a facilitare il lavoro dei propri utenti, uno dei criteri più importanti da considerare sarà la semplicità d'uso, nonché la user experience fornita dall'applicazione.
I sistemi di gestione del flusso di lavoro (WMS) hanno normalmente un’interfaccia utente più semplice e consentono una configurazione più flessibile, facilitando la costruzione di un ambiente di lavoro più intuitivo e facile da usare.

Dal punto di vista dei tempi di configurazione e di avvio è chiaro che i sistemi di gestione del flusso di lavoro normalmente richiedono tempi più brevi e un effort minore, anche se le capacità di gestione dei processi risultanti saranno significativamente più ampie con un BPMS.
Dal punto di vista dei costi di implementazione, upgrade e ampliamento del sistema, entra in gioco la complessità del sistema: maggiore sarà questa, più importanti potranno essere gli investimenti legati alle modifiche.
 

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