Fatturazione Elettronica

La Fatturazione Elettronica oggi

La Fatturazione Elettronica costituisce un sistema unico e standardizzato di gestione del documento “Fattura” che permette di abbandonare i supporti cartacei e i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. Cambiano quindi, in modo radicale, sia le modalità di produzione delle fatture, sia i sistemi con i quali queste vengono inviate, ricevute e conservate.

La Fattura Elettronica viene compilata tramite un qualsiasi software gestionale fino a generare un file in formato XML, firmata digitalmente e inviata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) messo a punto dall’Agenzia delle Entrate, che mette quindi in relazione i vari attori del processo (mittenti e destinatari della fattura) notificando documenti ed eventi collegati.

Un po’ di storia…

La Fatturazione Elettronica obbligatoria tra i privati e nei confronti dei consumatori, entrata in vigore dal 1° gennaio 2019, rappresenta solo una tappa dell’evoluzione voluta dal legislatore per imprimere al sistema fiscale e imprenditoriale italiano un’accelerazione in fatto di sicurezza del dato e velocità di trasmissione delle informazioni. Già dal 2014 il documento era diventato obbligatorio per tutti i rapporti con la PA e gli enti pubblici, mentre dal 2017 il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate è stato messo a disposizione anche dei privati, facoltativamente, per la trasmissione e la ricezione delle fatture.
Con la legge di Bilancio 2018 è stato quindi introdotto l’obbligo della Fatturazione Elettronica sia fra i privati, soggetti passivi Iva, sia verso i consumatori finali, per la cessione di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato”, utilizzando il formato XML (già in uso per la Fattura PA) e il medesimo SDI.

Fattura Elettronica: non semplice adempimento ma concreta opportunità

Se l’introduzione degli adempimenti di legge ha inizialmente mostrato un volto per certi aspetti non gradito agli operatori, oggi si va affermando sempre più il concetto di importante opportunità organizzativa rappresentato dalla Fattura Elettronica. Il concetto di base che come DG PRO abbiamo sposato in pieno è che la Fattura Elettronica non è semplicemente un documento fiscale ma, in quanto anello finale di un processo lavorativo trasversale all’azienda, un vero momento organizzativo da analizzare e sfruttare per generare valore nella gestione dell’azienda stessa.

Osservandola da una prospettiva più ampia, la fattura rappresenta la scena di un film iniziato molto prima, in altri reparti aziendali, tramite richieste d’offerta, ordini, conferme d’ordine e documenti di spedizione. Dopo di essa, seguiranno altre scene del film non meno importanti, dalla Conservazione (auspicabilmente Elettronica, è chiaro) alle registrazioni contabili, fino alle riconciliazioni bancarie a fronte di pagamenti effettuati o ricevuti, a seconda che si tratti di ciclo passivo o attivo.

Ecco che l’attenzione dovrebbe quindi spostarsi dal semplice oggetto o documento al processo lavorativo e di conseguenza le azioni da intraprendere dovrebbero trasformarsi e andare oltre, per non limitarsi ad una mera valenza fiscale nata come reazione a degli obblighi di legge, ma passare ad una logica organizzativa che grazie ad una percezione dinamica degli elementi in gioco, non si esaurisce con l’assolvimento dell’obbligo entro una data scadenza, ma genera valore in modo significativo. Questo nuovo approccio, opportunamente guidato e di impronta consulenziale, è in grado di scaricare su tutta l’azienda i numerosi benefici derivanti dalla dematerializzazione del documento. Vediamone alcuni:

• Generazione di una maggiore efficienza nello svolgimento di diverse attività, comportando una riduzione della loro durata e dei relativi costi di esecuzione
• Avviamento di un percorso di miglioramento più ampio, non limitato solo all’area amministrativa ma riguardante via via altri processi lavorativi
• Miglioramento della capacità competitiva grazie all’efficientamento dei processi, con quindi una maggiore capacità di utilizzare la leva del prezzo in situazioni di forte competizione
• Inquadramento dell’azienda in un contesto di mercato più evoluto, dove il dialogo con gli stakeholder è più semplice, efficiente e veloce con ulteriori benefici a livello di immagine aziendale
• Passaggio ad una visione per processi non più suddivisa in reparti isolati o slegati fra loro, ma rivolta all’azienda nel suo insieme e al risultato complessivo

La soluzione

Per iniziare a cogliere le opportunità offerte dalla Fatturazione Elettronica abbiamo scelto il servizio che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle Fatture Elettroniche da/verso aziende private, verso gli acquirenti finali e verso la Pubblica Amministrazione, anche per i subappaltatori, come richiesto dalle modifiche normative. Si tratta del IX-FE che permette di:

• Archiviare le fatture XML in un'unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso e organizzarle
• Trasmettere le fatture al SDI e gestire ricevute/notifiche
• Ricevere le fatture XML ed inviare notifiche di accettazione/rifiuto
• Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate da messaggi e notifiche del SDI, da qualsiasi device mobile

Il servizio consente inoltre di portare le fatture in conservazione a norma tramite il Servizio IX-CE e può essere integrato con ARXivar per una gestione Full Digital dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo.

I vantaggi di IX-FE

Grazie a IX-FE l’azienda abbatte notevolmente i tempi di esecuzione dei processi collegati semplificandone le relative attività, eliminando attività a forte contenuto manuale migliorando così l’accuratezza del processo. Vengono inoltre ridotti i costi di gestione delle informazioni da scambiare con la controparte, tenendo anche presente che verrà tracciato l’esito di invio di ogni fattura. Gli eventuali controlli fiscali sono poi semplificati grazie all’indicizzazione delle fatture.

IX-FE include anche un tool (opzionale) che permette alle aziende che non sono in grado di generare le fatture in formato XML conforme direttamente dai sistemi ERP di creare per ciascuna fattura un file conforme, accedendo direttamente alle informazioni del database.

Ciclo Attivo - Trasmissione

IX-FE permette di assolvere alle procedure necessarie all’invio delle fatture elettroniche ai clienti: cattura i documenti dal sistema gestionale, controlla eventuali errori, invia al SDI e riceve notifi­che/ricevute in modo semplice e automatico, fi­no alla conservazione a norma.

Ciclo Passivo – Ricezione

IX-FE interagisce automaticamente con il SDI per la ricezione delle fatture fornitori e permette di consultarle on-line in anteprima, approvarle o rifi­utarle ed infine esportarle integrandosi con il sistema contabile attraverso API e Web Service.