Ottimizzazione dei processi

Come ormai ampiamente noto la gestione per processi è uno dei sistemi di organizzazione aziendale che maggiormente innalza i livelli di produttività, qualità ed efficienza di un’azienda e può essere applicata in ogni settore ed indipendentemente dal tipo di organizzazione o dalla sua dimensione.

Nonostante gli eccellenti risultati delle aziende che hanno adottato la gestione per processi, una parte dei manager ha ancora alcune remore ad introdurla, vediamone i motivi principali.

• Vi sono dirigenti e dipendenti molto abituati ad una visione tradizionale dell’azienda, che potremmo definire “verticale o funzionale”, invece che ad una visione “orizzontale o per processi”. Proprio per un’abitudine molto radicata, risulta talvolta complesso rinunciare a questa visione verticale.
• Per applicare correttamente la Gestione per Processi servono metodologie e strumenti nuovi. Imparare ad utilizzarli, oltre a richiedere un investimento, può apparire inizialmente più complesso di quello che sarà in definitiva, facendo quindi ritenere che sia meglio restare ancorati alla visione tradizionale.

L’organizzazione tradizionale è tipicamente focalizzata sui singoli anelli della catena, sugli specifici reparti – separatamente presi in considerazione - coinvolti dal processo, anziché sul processo globalmente considerato e sul risultato a cui tendere.

Le conseguenze negative di questo approccio si riflettono su vari aspetti, da quello legato alla comunicazione fino alla determinazione delle corrette priorità. Spesso si è portati a prendere decisioni positive, se consideriamo un reparto specifico, ma che alla luce dell’organizzazione in generale potrebbero non essere le migliori. Inoltre focalizzandosi sui singoli dipartimenti e non sull’azienda in generale, sarà molto più difficile creare le condizioni ideali affinché l’azienda stessa si sviluppi e cresca. Inutile dire che questo modello, favorendo l’inefficienza e rallentando i processi decisionali, è entrato in crisi da tempo.

Un cambio di prospettiva

Per tornare a essere nuovamente produttivi è necessario, ma in un certo senso anche sufficiente, un cambio di prospettiva. La nuova prospettiva è data dunque dalla gestione per processi, con la quale è possibile ottimizzare i vari flussi di lavoro adattandoli nel loro insieme. Ogni elemento, non importa se rientrante nelle definizioni - teorizzate da Michael Porter - di attività primarie o secondarie, ha la sua importanza, perché apporta valore aggiunto in quanto anello della catena. Ed ecco il fondamento della gestione dei processi: prendere in considerazione ogni elemento affinché la catena del valore venga considerata nel suo insieme, in modo orizzontale, dato che nella prospettiva del bene aziendale ogni azione, ogni elemento ha appunto un suo valore.

La catena del valore di un’azienda, ove rientrano le persone coinvolte e i vari elementi in gioco, deve quindi essere rappresentata attraverso una mappa dei processi. Ogni anello comprenderà quindi una serie di sotto-processi ed è proprio nell’analisi di questi e delle relazioni che fra di essi intercorrono che si definirà il successo finale. Si supera quindi il concetto di organizzazione per funzioni arrivando a quello di una organizzazione per processi, dove si andrà a privilegiare unicamente il bene complessivo.

Il miglioramento continuo come obbiettivo non rinunciabile

La gestione dei processi, se adeguatamente operata, crea il contesto ideale per compiere piani di miglioramento, con un utilizzo sempre migliore delle risorse e l’ottimizzazione delle spese. Per fare questo è necessario pianificare e adottare le decisioni aziendali in un base al processo generale nel suo insieme, con una visione di ampio respiro.
Ecco quindi la necessità di identificare i progetti di miglioramento più efficaci e di gestirli con le migliori metodologie e gli strumenti più validi. La raccolta, continua e dettagliata, del maggior numero di dati, ossia di informazioni gestite o comunque in possesso dell’azienda darà evidenza oggettiva del processo produttivo e sarà la base della vera conoscenza aziendale, fondamentale per le decisioni di maggior successo dell’azienda.

Non va dimenticata inoltre la necessità di coinvolgere nel modo corretto sia la direzione aziendale che i dipendenti, formando e motivando adeguatamente le persone, per ottenere la miglior collaborazione possibile e il superamento di eventuali ostacoli o conflitti.

Di seguito alcuni link per approfondire vari temi collegati a quello appena visto.