Gestione Ordine Elettronico - NSO

Da febbraio 2020 tutti gli enti pubblici collegati al Servizio Sanitario Nazionale devono essere in grado di inviare e ricevere ordini fornitori in formato elettronico per le merci. Le informazioni vengono scambiate attraverso la piattaforma denominata Nodo Smistamento Ordini (NSO), alla quale si accede tramite un Access Point PEPPOL (acronimo di Pan European Public Procurement OnLine) accreditato sulla rete. In pratica:

tutte le aziende ospedaliere italiane hanno l’obbligo di effettuare gli ordini esclusivamente tramite formato elettronico, trasmettendoli ai propri fornitori tramite il NSO (non sono più ammessi ordini via Fax, Email o Cartacei)
tutte le aziende italiane fornitrici della Sanità (farmaceutiche, aziende di servizi e di produzione di apparecchiature sanitarie/elettromedicali, ecc.) devono adeguarsi per ricevere l’ordine elettronico tramite il sistema gestito dal NSO.

Si tratta di un passo in avanti necessario nel percorso di dematerializzazione dei processi pubblici, al quale ne seguiranno ulteriori.

È da notare che l’utilizzo di PEPPOL sta rapidamente aumentando in Europa (è in uso in 28 paesi del continente, oltre a Canada, USA, Singapore, Australia e Nuova Zelanda) diventando sempre più un modello di riferimento nelle comunicazioni aziendali, essendo tra l’altro già obbligatorio in varie nazioni quali ad esempio Belgio, Regno Unito, Svezia, Austria e Polonia.

Formato e processi di ordinazione

I messaggi relativi agli ordini elettronici devono basarsi sullo standard europeo “UBL PEPPOL v. 3.0”, seguendo le specifiche Bis di PEPPOL che regolano i tre possibili processi di ordinazione, che illustriamo di seguito.

Un unico documento: l’ordine elettronico. È indicata dal cliente tramite apposito standard di trasmissione verso NSO. In questo caso, il fornitore non può inviare alcuna risposta tramite NSO. Ogni eventuale comunicazione di accettazione, diniego o modifica dell’Ordine potrà pervenire esclusivamente nelle forme tradizionali (telefono, fax, e-mail, ecc.).

Tre documenti: l’ordine, la risposta e l’ordine di riscontro. È indicata dal cliente tramite apposito standard di trasmissione verso NSO. In questo caso, il fornitore ha la facoltà (non l’obbligo) di inviare risposte tramite NSO. In alternativa, può utilizzare i canali di comunicazione tradizionali. Allo stesso modo, il Cliente ha la facoltà (non l’obbligo) di inviare un ordine di riscontro tramite NSO.

Due documenti: l’ordine pre-concordato e l’ordine di riscontro. Il Fornitore emette l’Ordine pre-concordato, se pre-autorizzato dal Cliente a fronte di uno dei seguenti casi:

in forza di specifici accordi contrattuali (es. in caso di esaurimento scorte di magazzino per alcuni specifici prodotti)
se previsto da altro documento (es. ordine inviato via fax o via e-mail a causa dell’indisponibilità del sistema che emette gli ordini elettronici).

NSO: come funziona

I messaggi PEPPOL possono essere scambiati solo fra due Access Point (AP), quindi sia il mittente che il destinatario, per poter operare nella rete PEPPOL , devono disporre di un AP che, tramite un fornitore certificato, garantisce sicurezza e riservatezza delle informazioni, facendo da intermediario fra la struttura ospedaliera/sanitaria e NSO, oltre che naturalmente fra NSO e fornitori.

NSO, alla ricezione di un documento, provvede a convalidarlo. Se un documento non viene convalidato, non può essere inoltrato al destinatario e viene di conseguenza inviata una notifica di scarto. A convalida avvenuta, invece, NSO provvede ad inviare una notifica al mittente e contestualmente invia una copia del messaggio alla Piattaforma dei Crediti Commerciali (PCC), unitamente all’Identificativo della Transazione (IdT). Nel caso in cui venga ricevuto un ordine elettronico errato, il fornitore può, tramite notifica, inviare una modifica al mittente dell’ordine, il quale a quel punto si farà carico di inviare un nuovo documento sostitutivo. L’oggetto della trasmissione su NSO è il Messaggio, formato dalla “Busta di trasmissione” e dal “Corpo del messaggio”, che ne costituisce il documento.

La Busta contiene i dati necessari per il corretto indirizzamento del Messaggio (ossia i dati relativi a mittente e destinatario).
Il Documento contiene le istruzioni che clienti e fornitori si scambiano per regolare lo scambio di beni e servizi, strutturate nel formato XML dello standard UBL PEPPOL e che può essere di una delle quattro tipologie illustrate di seguito.

Tipologie di documento

Vediamo ora i tipi di documento gestiti da NSO

Documento rappresentativo dell’Ordine di Acquisto, emesso dal cliente e indirizzato al fornitore. Tale documento può:

determinare in via indipendente i beni e/o i servizi che il cliente intende acquistare (Ordine iniziale)
revocare un ordine precedentemente emesso (Ordine di revoca)
sostituire un ordine precedentemente emesso (Ordine di sostituzione)

Documento rappresentativo dell’Ordine di Acquisto, emesso dal Fornitore invece che dal Cliente, in accordo con quest’ultimo. Anche questo può essere, negli stessi casi descritti per l’Ordine:

ordine pre-concordato iniziale
ordine pre-concordato di revoca
ordine pre-concordato di sostituzione

Documento con cui il Fornitore accetta, declina o propone dei cambiamenti a un Ordine ricevuto dal Cliente. La Risposta può essere:

di accettazione dell’Ordine
di diniego dell’Ordine
con modifiche rispetto al contenuto dell’Ordine ricevuto

Documento con cui il Cliente conferma, declina o sostituisce con modifiche un documento inviato dal Fornitore, ossia Ordine pre-concordato oppure una Risposta. L’Ordine di riscontro può essere:

per accettazione
per diniego
di sostituzione rispetto al Pre-concordato/Risposta

La soluzione

Enti e infrastrutture sanitare e loro fornitori possono concretamente beneficiare di importanti aspetti derivanti dalla digitalizzazione dell’ordine, vediamo da quali punti di vista e grazie a quali soluzioni.
I fornitori possono ridurre notevolmente le attività manuali di inserimento dati, sovente fonte di errori, ottimizzando diversi processi aziendali e migliorando in generale la gestione amministrativo/contabile.
È inoltre evidente la possibilità di ridurre i tempi del processo legato alla parte “ordine + consegna” della merce, potendo oltretutto attivare un monitoraggio puntuale del proprio Business.
Osservando invece le opportunità che si aprono per gli enti e le infrastrutture sanitarie, osserviamo la possibilità di un notevole efficientamento del processo di acquisto e la sua completa tracciabilità, con il vantaggio di poter sempre verificare in tempo reale gli ordini effettuati.
Come strumenti per operare in questo ambito e massimizzare i benefici della digitalizzazione dell’ordine, DG PRO ha scelto due differenti soluzioni: una più semplice e stand-alone e l’altra maggiormente integrata con i sistemi in uso in azienda, che permette una gestione completa dei processi e dei documenti del ciclo dell’ordine. Vediamole di seguito.

IX-PEPPOL

Si tratta di un servizio web che consente l’interazione con NSO, permettendo di:

gestire la ricezione degli ordini elettronici
gestire l’invio degli ordini (pre-concordati)
gestire le relative notifiche (ordini di riscontro e risposte)

Per quanto riguarda la Gestione della Ricezione dell’Ordine è possibile visualizzare nel pannello, accessibile da qualsiasi browser, lo storico delle azioni effettuate sugli ordini, monitorare lo stato di ciascun documento e visualizzare il profilo dell’ordine stesso (con le varie informazioni, le notifiche collegate e la possibilità di riconciliare il file XML).
Relativamente alla Gestione dell’invio dell’Ordine Preconcordato, invece, IX-PEPPOL consente di effettuare il caricamento dell’ordine tramite upload del file XML o creando manualmente l’ordine stesso attraverso una Web Form.

ARX-NODE

È la soluzione completa per il Nodo Smistamento Ordini che, integrandosi nativamente con ARXivar e con gli altri sistemi in uso in azienda, permette una gestione completa dei processi.
In generale ARX-NODE consente di migliorare sensibilmente l’integrazione fornitori-clienti, razionalizzare le procedure interne (diminuendo complessivamente i tempi richiesti dalle varie attività) e organizzare tutti i documenti coinvolti nel processo in modo preciso e strutturato.
Ecco più in dettaglio alcune caratteristiche:

gestione della multi-canalità in ingresso
automazione delle verifiche
utilizzo di Workflow approvativi e di smistamento
inserimento automatico dell’ordine nell’ERP aziendale
riconciliazione dei documenti precedenti e successivi all’ordine (conferme d’ordine, DDT e relativi allegati, fatture, ecc.)

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